POLITYKA PRYWATNOŚCI — DOBRA DOKUMENTACJA

Wersja z dnia 19.09.2026

1. Kto odpowiada za dane

Administratorem danych osobowych przekazywanych bezpośrednio w związku z kontaktem z marką Dobra Dokumentacja jest:

Anna Stępień

e-mail: a.stepien@imagepr.pl

tel.: 691 143 121

Dobra Dokumentacja jest nazwą marki/usługi prowadzonej przez Annę Stępień.

Jeżeli rozliczenie zlecenia odbywa się przez Useme, Useme sp. z o.o. przetwarza dane użytkowników we własnym zakresie i jako odrębny administrator zgodnie ze swoją aktualną Polityką prywatności i Regulaminem.

2. Jakie dane mogą być przetwarzane

W zależności od etapu kontaktu mogą to być:

• imię i nazwisko lub imię;
• numer telefonu i adres e-mail;
• informacje organizacyjne dotyczące rodzaju sprawy, etapu postępowania i terminów;
• materiały i informacje przekazane przez klienta;
• dane dotyczące rozliczenia i realizacji zlecenia;
• treść korespondencji;
• informacje dotyczące zdrowia, niepełnosprawności lub codziennego funkcjonowania — **wyłącznie wtedy, gdy klient zdecyduje się je przekazać i są potrzebne do uzgodnionego zakresu usługi**.

Na początku nie musisz przesyłać dokumentów ani szczegółowych informacji dotyczących zdrowia. Podczas krótkiej rozmowy ustalimy, jakie informacje lub materiały są rzeczywiście potrzebne do wykonania usługi.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych

Kontakt i przygotowanie propozycji współpracy

Dane kontaktowe i informacje organizacyjne są przetwarzane w celu odpowiedzi na zapytanie, przeprowadzenia rozmowy wstępnej i przygotowania indywidualnej propozycji współpracy.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania podejmowane na żądanie osoby przed zawarciem umowy.

Realizacja uzgodnionego zlecenia

Dane niezbędne do wykonania uzgodnionej usługi są przetwarzane w celu jej realizacji i kontaktu z klientem.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Informacje dotyczące zdrowia lub niepełnosprawności

Jeżeli wykonanie konkretnej usługi wymaga przetwarzania informacji dotyczących zdrowia, niepełnosprawności lub codziennego funkcjonowania, dane te będą przetwarzane tylko w zakresie niezbędnym do wykonania uzgodnionej pracy i po uzyskaniu wyraźnej zgody, gdy taka zgoda stanowi właściwą podstawę przetwarzania.

Podstawa: art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

Jeżeli w konkretnym przypadku przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, zastosowanie może mieć art. 9 ust. 2 lit. f RODO.

Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

Minimalny zakres danych związanych z realizacją zlecenia może być przechowywany w celu wykazania prawidłowego wykonania współpracy lub obrony przed roszczeniami.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora.

4. Dobrowolność podania danych

Podanie danych na etapie pierwszego kontaktu jest dobrowolne. Bez podstawowych danych kontaktowych i informacji o rodzaju sprawy odpowiedź lub przygotowanie propozycji współpracy może nie być możliwe.

Przekazywanie szczegółowych informacji dotyczących zdrowia na etapie pierwszego kontaktu nie jest wymagane.

Jeżeli dany zakres usługi obiektywnie wymaga wykorzystania określonych informacji dotyczących zdrowia lub funkcjonowania, brak możliwości ich przetwarzania może uniemożliwić wykonanie tej części usługi.

5. Zgoda dotycząca danych szczególnych kategorii

Jeżeli podstawą przetwarzania informacji dotyczących zdrowia jest zgoda, klient może ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Wycofanie zgody może uniemożliwić dalsze wykonywanie zlecenia, jeżeli bez tych informacji nie da się zrealizować uzgodnionego zakresu.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane wyłącznie podmiotom niezbędnym do obsługi kontaktu i realizacji zlecenia, w szczególności:

• dostawcy poczty elektronicznej;
• dostawcy hostingu strony;
• dostawcy bezpiecznego przechowywania lub przekazywania plików — jeżeli zostanie użyty;
• Useme — wyłącznie w zakresie potrzebnym do zawarcia i rozliczenia zlecenia za pośrednictwem platformy;
• uprawnionym podmiotom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa.

Dobra Dokumentacja stosuje zasadę minimalizacji: do podmiotu rozliczającego nie są przekazywane informacje dotyczące zdrowia, jeżeli nie są konieczne do rozliczenia.

7. Szczególna zasada dotycząca Useme

Zakres zlecenia, cena i termin mogą być potwierdzane poprzez funkcję „Podpisz umowę” w Useme.

Do Useme nie są celowo przekazywane szczegółowe informacje dotyczące zdrowia ani pełne materiały klienta, jeżeli nie jest to niezbędne. Do potwierdzenia wykonania zlecenia stosowany jest możliwie neutralny plik lub raport wykonania, zgodnie z aktualnymi wymaganiami platformy.

Dane przekazane bezpośrednio do Useme przez klienta lub freelancera są przetwarzane przez Useme na zasadach określonych przez tę platformę.

8. Jak długo dane są przechowywane

• zapytania, które nie doprowadziły do współpracy — co do zasady do 6 miesięcy od ostatniego kontaktu;
• materiały robocze przekazane do wykonania usługi — co do zasady do 30 dni po zakończeniu i zaakceptowaniu pracy, chyba że wcześniej zostaną usunięte albo dalsze przechowywanie jest uzasadnione konkretną potrzebą;
• finalne opracowania robocze — co do zasady do 90 dni po zakończeniu zlecenia, aby umożliwić obsługę uzgodnionych poprawek;
• minimalne dane dotyczące przebiegu współpracy i rozliczenia — przez okres potrzebny do wykazania prawidłowego wykonania zlecenia i ochrony przed roszczeniami.

Jeżeli z przepisów prawa lub zasad rozliczenia przez Useme wynika inny obowiązkowy okres przechowywania, zastosowanie ma wymagany okres.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

W zależności od podstawy przetwarzania przysługuje prawo do:

• dostępu do danych;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W sprawach dotyczących danych można napisać na: a.stepien@imagepr.pl.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dobra Dokumentacja nie podejmuje wobec klientów decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany i nie stosuje profilowania wywołującego skutki prawne wobec klienta.

11. Strona internetowa i pliki cookies

Podstawowa wersja strony dobradokumentacja.pl nie wykorzystuje narzędzi reklamowych ani analitycznych wymagających zgody użytkownika i nie jest projektowana do ustawiania marketingowych plików cookies.

Operator hostingu może przetwarzać techniczne dane połączenia, takie jak adres IP, w zakresie niezbędnym do zapewnienia działania i bezpieczeństwa serwera.

Jeżeli w przyszłości na stronie zostaną dodane narzędzia analityczne, reklamowe, mapy, osadzone filmy lub inne rozwiązania wymagające zgody, niniejsza polityka zostanie zaktualizowana, a strona otrzyma odpowiedni mechanizm zarządzania zgodami.

12. Bezpieczeństwo

Zakres danych jest ograniczany do informacji potrzebnych do konkretnej usługi. Klient nie powinien przesyłać materiałów ani szczegółowych informacji dotyczących zdrowia, dopóki nie zostanie ustalone, co jest rzeczywiście potrzebne i w jaki sposób materiały mają zostać przekazane.

13. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana, jeżeli zmieni się sposób świadczenia usług, narzędzia techniczne albo przepisy. Aktualna wersja będzie dostępna na stronie dobradokumentacja.pl.